A hőlégballonos függeszkedés menete, lebonyolításához szükséges információk:

• időpont kiválasztása
• helyszín megjelölése
• rendezvény jellege, a függeszkedni vágyók várható létszáma
• külön igények megfogalmazása
• végleges egyeztetés
• függeszkedés megvalósítása

Az időpont kiválasztása során javasoljuk, legalább egy-két hónappal az eseményt megelőzően jelezd felénk szándékodat. Érdemes figyelembe venni a hőlégballonnal történő függeszkedés korlátait, területi igényeit. Nyári időszakban (március-szeptember) a hőlégballonnal végezhető tevékenységek korlátozódnak a napkeltét követő-, és a napnyugtát megelőző néhány órán belülre. A téli időszakban (október-február) van mód a napközbeni sétarepülésre, függeszkedésre, amennyiben az időjárás kedvező a hőlégballonnal végezhető tevékenységre.

A helyszín megválasztása során fő szempontként kell kezelni a terület méretét (minimum 35x35m), földrajzi elhelyezkedését (kizárólag sík terület), és a tereptárgyak (pl.: oszlopok, fák, bokrok, építmények) meglétét. Amennyiben az előzőekben soroltaknak megfelel a terület, érdemes róla fényképet készíteni és a megrendeléshez mellékelni.

A rendezvény jellegét és a függeszkedni vágyók várható létszámát, ha nem is konkrétan, de nagyságrendileg tudnunk kell, hiszen ennek alapján készülünk. Ez határozza meg a függeszkedéssel töltött órák számát, és a hőlégballon üzemeltetéséhez szükség üzemanyag mennyiségét.
Külön igények megfogalmazása alatt azt értjük, amikor;

• reklámot szeretnél elhelyezni a kosáron, kupolán,
• több hőlégballont szeretnél, vagy éppen a létszám miatt indokolt,
• hőlégballonos sétarepüléssel is szeretnéd egybekötni,
• egyéb elképzelés merült fel.

Végleges egyeztetésre néhány nappal a kitűzött időpont előtt van szükség, az időjárási adatok, és a megrendelés véglegesítése végett.

A hőlégballonos függeszkedés kivitelezése során az előre egyeztetett időpontban a helyszínre vonulunk a tevékenységhez szükséges eszközökkel, felszereléssel. A terület bejárását követően, a hőlégballon kikötéséhez szükséges pontokat megkeressük, elhelyezzük a külön igény szerinti reklámokat. A pilóta és személyzete helyszíni méréseket végez az időjárás vonatkozásában, valamint megállapítja, hogy a hőlégballonos függeszkedés lehetséges e az adott körülmények között. Amennyiben a hőlégballonnal történő függeszkedés szempontjából pozitív döntés születik, a személyzet és a pilóta megkezdik a hőlégballon és tartozékai kipakolását. Az összeszerelést követően, felállítják a földön fekvő hőlégballont, és a próbaemelést követően megkezdődhet a hőlégballonos függeszkedés.

A hőlégballonos függeszkedés lehetőségei:

• bármilyen eseményen való megjelenés, ahol a területi adottságok lehetővé teszik;
• a függeszkedés során, a kupolán, a kosáron reklám helyezhető el;
• az esemény fényének, színvonalának, résztvevőinek emelése.